İşe Girişte Personelden Mutlaka Temin Edilmesi Gereken Evraklar;

– Nüfus cüzdanı fotokopisi

– Nüfus kayıt örneği

– İkametgâh Belgesi

– Diploma fotokopisi

– Sağlık raporu

– Kan grubu kartı

– Adli sicil kaydı

– 2 adet resim

– Aile durumunu bildirir belge

– Askerlik durumunu gösteren belge

– İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi

– SGK işe giriş bildirgesi

İşçinin Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar

• Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler
• Personel engelli ise Sakatlık Raporu Fotokopisi ya da aslı
• Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı
• Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı
• İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi
• Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi

İşin Niteliğine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar

• Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge
• Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi
• İşin niteliğine uygun muayene raporları
• Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları
• Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personellerin bilgilerinin olduğu liste
• Şoför işçi için ehliyet fotokopisi
• İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi

İşe Devam Eden Personelin Bu Süreçte Özlük Dosyalarına Eklenmesi Gereken Evraklar

• Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,
• Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,
• İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar,
• İstirahat ve iş göremezlik raporları
• İmzalı bordrolar/ücret pusulaları
• Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler
• Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,
• Performans değerlendirme formları
• İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri
• İş kazası tutanağı
• Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge
• İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar

İşten Çıkışta Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Evraklar

• SGK işten ayrılış bildirgesi
• İbraname
• Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi
• Fesih bildirimi
• İstifa dilekçesi
• Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları
• Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler
• İşçiye noterle yapılan bildirimler
• İhbarname

Varsa Özlük Dosyasında Saklanmasında Fayda Olan Dosyalar

• İşe Başvuru Formu
• İş Teklif Formu
• Evlilik cüzdanı fotokopisi
• Referans mektupları
• Özgeçmişler
• Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri
• Daha önceki işyerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi
• O ay için bir önceki işyerinde Asgari Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge